为加强基建档案的管理工作，提高我院基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，根据国家有关法律法规和《河南工业职业技术学院档案管理暂行办法》并结合实际情况，制定本制度。
一、基建档案资料是指在学院范围内进行的勘察、规划、建设(新建、扩建、改建等)和管理等活动中形成的具有保存价值的文件、图纸、文字、图表、财务等方面的材料，是技术资源的组成部分。
二、基建档案资料作为我院基建工作的真实记录和历史凭证，是工程竣工交付使用的必备条件，也是投入使用后进行检查、维护、管理、使用、改造、扩建等的依据和凭证，是学院档案的重要组成部分。
四、基建处为基建档案资料的管理主体单位，其业务接受学院档案行政管理部门的领导、监督、检查，以及指导和帮助工作。
五、基建档案管理工作按照统一领导、分级管理的原则，建立“处—科-管理员”三级管理体系，基建处长（副处长）为总负责人，综合科长为主管人员，档案管理员为专职工作人员。
六、基建档案室负责基建有关档案资料的收集、整理、保管、利用工作，并根据学院要求按时向综合档案室移交有关档案资料。所有移交文件材料应符合要求。
七、基建文件材料的形成、积累和归档必须纳入基建管理活动中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行。
八、做好在建、已建和已竣工验收工程项目的档案资料征收工作。对已竣工验收工程项目，承建单位及相关单位应在一个月内向基建处交齐应交档案资料。
九、建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按院综合档案室制定的立卷归档办法进行整理、立卷，确保每一个工程竣工后都有完整、准确、系统的档案资料。
十、在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于学院所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员的责任。
十一、归档范围：根据《基本建设类档案归档范围和保管期限》所列条目归档，主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
十二、基建档案资料归档要求：基建档案资料的立卷、组卷按照基建档案归档要求及建设规律进行；凡归档的文件材料原则上应是原件；同一类的应格式一致、书绘装订工整、字迹图像清晰，符合规范的要求；图纸资料要求折叠成A4图幅大小，装订整齐牢固，加编号码；
十三、档案室对接收、管理的档案资料按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架，妥善保管。归档时间一般在竣工验收后两个月内完成。
十四、基建项目的基建档案的保管期限执行《基本建设类档案归档范围和保管期限》要求（永久、长期、短期），档案管理员应定期进行检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限，调整密级以及处理措施。对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁
十五、档案室要保证安全、卫生，做好防盗、防火、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等措施。
十六、加强档案室管理，定期对档案室进行检查、清点，对于已破损、字迹不清的档案要及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。
十七、档案资料由档案管理员收集整理、归档，各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。档案管理员对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期向主管领导汇报。
十八、资料室所存放的所有资料，不论是内部还是外部人员来查阅时，均须办理借阅手续，随查随还。特殊情况必需借出时，需由综合科长同意、基建处长（副处长）批准，限期交还。
